Adalah bagian dari proses mengumpulkan, menyimpan, mengorganisir, dan memelihara informasi terkait karyawan dalam suatu organisasi. Informasi ini biasanya mencakup berbagai aspek penting yang berkaitan dengan identitas dan kinerja karyawan, dan menjadi dasar dalam pengambilan keputusan manajemen SDM.
Nama, alamat, tanggal lahir, nomor telepon, email, dan data identifikasi seperti KTP atau paspor
Informasi mengenai posisi jabatan yang dipegang, sejarah karir di dalam perusahaan, dan promosi
Data tentang pendidikan formal, sertifikasi, dan keterampilan yang dimiliki karyawan
Kontrak kerja, perjanjian kerahasiaan, atau surat perjanjian lainnya
Rekam jejak absensi, cuti, sakit, serta jam kerja harian
Penilaian kinerja, feedback, target yang dicapai, serta evaluasi dari atasan
Informasi mengenai gaji, bonus, tunjangan, dan pengaturan lainnya yang terkait dengan kompensasi karyawan
Jika relevan, informasi terkait status kesehatan, asuransi kesehatan, atau kejadian kecelakaan kerja
Jika relevan, informasi terkait status kesehatan, asuransi kesehatan, atau kejadian kecelakaan kerja
Proses ini biasanya dilakukan menggunakan sistem digital, seperti HRIS (Human Resource Information System), yang memungkinkan data karyawan disimpan secara terpusat, mudah diakses, dan aman